Serienbrief mit Word

Tipps & Hilfe

» Eine kurze Anleitung

Sie werden sehen, eigentlich ist es gar nicht so schwer, mit Word Serienbriefe vorzubereiten. Dazu werden lediglich zwei Dateien benötigt. Eine Datei mit den Adressen und eine Worddatei mit der Briefvorlage.

Zunächst werden die Adressen angelegt. Diese können mit Word, Excel oder auch mit Access (Datenbank) erstellt werden. Wir beschränken uns darauf, den Weg mit Word zu beschreiben. -Es soll ja leicht bleiben. In Word wird die Tabelle über Tabelle>Einfügen>Tabelle angelegt. Die Struktur der Tabelle sollte wie folgt aussehen:

Als erstes werden die "Felder", wie beispielsweise "Name", "Strasse", "PLZ" und "Ort" eingegeben. (Tipp: Sonderzeichen, wie z.B. ß oder @ sollten vermieden werden, da es sonst zu Problemen beim Verknüpfen der Adressdatei mit dem Serienbrief kommen kann.) Sind die Felder bestimmt, kann mit der Eingabe der Daten begonnen werden. Achten Sie darauf, dass das Schema immer gleich bleibt.

Wenn alle Adressen eingegeben sind, muss die Tabelle nur noch (z.B. als Adressen.doc) gespeichert werden.

Als nächstes wird dann die Briefvorlage angelegt. Diese unterscheidet sich eigentlich nicht von einen normalen Brief. Einzig, der Anschriftblock muss umgewandelt werden. Dazu muss zunächst die Adressenliste mit der Briefvorlage verbunden werden. Dies erledigt in Word das Menü «Seriendruck», das sich in der Menüleiste unter "Extras" befindet. (Hinweis: In den verschiedenen Wordversionen unterscheidet sich der Seriendruck etwas im Aussehen. Das Vorgehen bleibt im Prinzip aber gleich!)

Unter der Auswahl "Datenquelle importieren" wird dann die Adressdatei ausgewählt. Danach muss dann die Briefvorlage noch bearbeitet werden. Word hat dazu eine neue Symbolleiste eingeblendet, die zum Einbinden der Seriendruckfelder benötigt wird.

Beginnen wir mit einen Mausklick an der Stelle, wo der Name hinkommt. Mit zwei weiteren Klicks auf «Seriendruckfeld einfügen» und auf "Name", wird das Feld «Name» eingefügt. Alle weiteren Seriendruckfelder werden dann genauso eingefügt. Beachten muss man lediglich noch, dass nach dem Feld «PLZ» ein Leerzeichen eingegeben werden muss. Sind alle Felder eingebunden muss der Serienbrief noch (z.B. als Serienbrief.doc) gespeichert werden. -Und schon ist der Serienbrief fertig!

Diese beiden Dateien können sie nun auf einem USB-Stick speichern oder auf CD-R brennen und dann zu uns bringen.

Möchten sie vorab schon einmal das spätere Ergebnis am Monitor betrachten, bzw. kontrollieren, brauchen sie nur ein Klick auf «Seriendruck» in der Symbolleiste machen und danach auf "Zusammenführen" klicken. Word listet dann jeden Brief nacheinander in einen neuen Worddokument auf. Das kann je nach Adressenumfang eine Weile dauern.

Tipp: Möchten Sie eine persönliche Anrede in den Serienbrief einfügen, empfiehlt sich folgende (erweiterte) Vorgehensweise:
Trennen Sie als erstes Name und Vorname in der Adressdatei in zwei Spalten. Fügen Sie dann zwei weitere Spalten ein und benennen Sie sie (z.B.) "Anrede" und "Briefanrede". Die Tabelle sieht dann folgendermaßen aus:

Beim Eingeben der Adressen ist dann für die korrekte Anrede im späteren Serienbrief zu beachten, dass bei einer Frau, in der Spalte "Briefanrede" ein "Leerzeichen" vor "Frau" eingefügt werden muss. Bei einem Mann, muss in derselben Spalte ein "r" und ein "Leerzeichen" vor "Herr" eingegeben werden.

In der Serienbriefvorlage muss der Brief auf folgende weise geändert werden:
Vor dem Feld «Name» wird das Feld «Vorname» eingefügt. (Vergessen Sie nicht das Leerzeichen zwischen den Feldern.) Eine Zeile darüber kommt das Feld «Anrede». Zum Schluss wird noch die Begrüßungszeile modifiziert. Direkt nach "Sehr geehrte" (ohne Leerzeichen) wird das Feld «Briefanrede» und dann (mit Leerzeichen) das Feld «Name» gefolgt von einem "," (ohne Leerzeichen) eingefügt. Somit sieht die Briefvorlage folgendermaßen aus:

Auf ähnliche Art und Weise können Sie auch noch weitere Felder in die Adressdatei einfügen und in Ihre Serienbriefvorlage mit einbinden.

Wenn Sie noch weitere Fragen zum Serienbrief haben oder Hilfe benötigen, können wir Ihnen gerne weiterhelfen! -Sprechen Sie uns einfach an oder nutzen Sie unser Formular für technische Fragen auf unserer Kontaktseite.

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